„Pytanie przedsiębiorcy” - Co zrobić, gdy przelew zrobiłam prawidłowy, ale pomyliłam numer faktury w tytule przelewu?

Błędny numer faktury w tytule przelewu to częsta pomyłka. Pieniądze trafiły na właściwe konto, więc sytuację można łatwo i szybko wyjaśnić.

Oto co należy zrobić krok po kroku:

1. Skontaktuj się z odbiorcą

• Poinformuj firmę lub kontrahenta o zaistniałej pomyłce.

• Wyślij krótką wiadomość e-mail lub zadzwoń.

• Podaj prawidłowy numer faktury, której dotyczyła wpłata.

2. Prześlij potwierdzenie przelewu

• Pobierz z bankowości elektronicznej potwierdzenie transakcji w formacie PDF.

• Wyślij je do działu księgowości odbiorcy.

• Ułatwi im to ręczne dopasowanie wpłaty do właściwej faktury.

3. Przygotuj pismo korygujące (opcjonalnie)

• Zapytaj odbiorcę, czy wymaga oficjalnego oświadczenia.

• Jeśli tak, napisz prośbę o przeksięgowanie wpłaty.

• Zawrzyj tam: datę, kwotę, błędny tytuł oraz poprawny numer faktury.

Czego NIE musisz robić?

• Nie kontaktuj się z bankiem – bank nie anuluje przelewu, ponieważ numer konta był poprawny.

• Nie rób drugiego przelewu – podwójna wpłata wygeneruje nadpłatę i niepotrzebne formalności ze zwrotem.

Ważne!

Warto pamiętać, że od 1 stycznia 2027 roku zasady opisywania przelewów B2B ulegną rewolucji. Zgodnie z art. 108g ustawy o VAT, w tytule standardowego przelewu bankowego za e-fakturę pojawi się obowiązek wpisywania 35-znakowego oficjalnego numeru KSeF nadawanego przez system państwowy (lub specjalnego identyfikatora zbiorczego przy płatności za wiele faktur).

Wprowadzenie tej zmiany sprawi, że pomyłka w tytule przelewu będzie miała inne konsekwencje:

Co się zmieni od 2027 roku?

• Automatyczne odrzucenie lub błędy: Systemy księgowe firm będą automatycznie parować wpłaty na podstawie numeru KSeF. Błędny numer w tytule uniemożliwi automatyczne rozliczenie i zmusi księgowość do czasochłonnej weryfikacji ręcznej.

• Konieczność korekt: Jeśli wpiszesz zły numer KSeF, procedura wyjaśniania pomyłki z kontrahentem nadal będzie kluczowa, aby prawidłowo zamknąć rozrachunki i uniknąć bałaganu w systemach skarbowych.

• Formy płatności bez zmian: Obowiązek podawania numeru KSeF dotyczy wyłącznie instrumentów z edytowalnym polem tytułu (np. przelewy tradycyjne). Jeśli opłacasz fakturę kartą, gotówką lub kodem BLIK, ten wymóg Cię nie obejmuje.

Do końca 2026 roku wpisywanie numeru KSeF w zwykłych przelewach pozostaje dobrowolne.

Jeżeli nie chcesz popełnić tego błędu, skontaktuj się z nami! Pomożemy Ci wprowadzić zmiany w Twojej firmie oraz poprowadzimy Twoją księgowość!